Les notes de frais entreprises : pensez à éviter les erreurs qui vous font perdre de l’argent

Selon une étude publiée chaque année, des milliards d’euros sont abandonnés par les salariés. Il s’agit de frais que l’on considère comme non réclamés à leur employeur pour différentes raisons. Grâce à la note de frais, il est désormais possible de vous faire rembourser les frais que vous effectuez pour le compte de votre entreprise. Il faudra toutefois justifier ces frais et de prouver qu’ils ont été effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Voici une petite mise à point qui devrait vous permettre d’éviter de perdre de l’argent.

Pourquoi les salariés ne réclament pas les frais effectués ?

Les raisons de cette non-réclamation des frais réalisés pour l’intérêt de son employeur sont nombreuses. D’abord, on a le fait que la procédure peut s’avérer trop longue. Ceci et sans doute le premier motif d’abandon, car ils considèrent qu’il est frustrant de patienter autant pour quelques dizaines d’euros. Ensuite, nous avons le fait que la procédure est souvent décourageante pour un montant peu élevé. La plupart des salariés estiment alors que le jeu n’en vaut pas la chandelle. L’oubli et la perte de justifications arrivent en 3e position et sont souvent invoqués par les salariés. Toutefois, il faut dire que ces derniers points peuvent avoir des conséquences financières assez lourdes, surtout si la somme concernée est élevée.

Le remboursement est obligatoire

Si la dépense est justifiée, le remboursement d’une note de frais est obligatoire pour l’entreprise. Ce remboursement va se faire au réel ou sous la forme d’une indemnisation forfaitaire. L’option choisie devra alors être précisée dans votre contrat de travail. Si vous êtes remboursé au réel, vous devrez détailler chaque dépense avec un justificatif, un peu comme avec une facture ou un reçu. Si vos frais sont remboursés de manière forfaitaire, il faudra conserver par-devers vous les factures que vous avez acquittées.

Présentez vos notes de frais sans tarder

Selon la loi, votre employeur ne peut pas vous fixer un délai au-delà duquel une note de frais ne saurait être remboursée. Toutefois, il faut veiller à la préserver le plus tôt possible afin d’obtenir un remboursement, surtout si la procédure est longue. À noter qu’un modèle de note de frais avec Excel doit respecter un certain formalisme, notamment en ce qui concerne la date, le montant, le nom du client invité, de l’hôtel, de la compagnie, etc. Ce qui va faciliter la procédure de remboursement.