Bien choisir son logiciel agenda institut beauté c'est bien choisir son quotidien, car il est très important pour une esthéticienne d'avoir une bonne gestion de ses rendez-vous.  Pour cela elle devra opter pour un logiciel agenda très simple d'utilisation, car elle devra noter, supprimer ou annuler les rendez-vous de ses clientes en quelques clics. Pour qu'un logiciel agenda soit efficace il faut qu'il possède certains critères.

Agenda planning partagé

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Pour faire le bon choix d'un logiciel de planning pour institut de beauté, il faut que celui soit partagé entre les différentes l'esthéticienne. La société mesRDVpro.com propose un agenda partagé qui se compose de sept agendas visualisable simultanément sur l'écran. En faisant le choix dans l'agenda planning partagé les esthéticiennes peuvent voir en clin d'œil, le planning de chacune d'elles et voir quelle est la  l'esthéticienne  qui est disponible immédiatement. Elles ont chacune accès à l'agenda grâce à des codes confidentiels. De plus le logiciel agenda est consultable pendant les déplacements sur ordinateur tablette ou Smartphone.

Réception d'un SMS

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Il est bon qu'un logiciel agenda pour institut de beauté puisse envoyer automatiquement aux clientes un SMS pour leur rappeler leur rendez-vous. Le rappel de rendez-vous par SMS est un gain de temps mais aussi d'argent pour les esthéticienne. Car les clientes n'oublient plus leur rendez-vous et les esthéticiennes peuvent tout de suite  remplacer le rendez-vous d'une cliente qui serait dans l'impossibilité de venir à l'institut et qui aurait appelé l'institut de beauté dès réception du SMS. De plus ce genre de système fidélise les clientes car elles sentent qu'on pense à elle. De plus le rappel de rendez-vous par SMS permet d'augmenter le chiffre d'affaire car il n'y a plus de rendez-vous oubliés. L'esthéticienne paramètre le logiciel agenda pour savoir à quel moment le SMS doit être envoyé d'une heure à vingt quatre heure avant le rendez-vous.

Prise de rendez-vous par internet

Pour se démarquer de la concurrence, il est bon d'opter pour un logiciel planning avec prise de rendez-vous par Internet. Car les clientes peuvent prendre rendez-vous avec leur esthéticienne à tout moment de la journée. Elles n'ont plus besoin d'attendre l'ouverture de l'institut de beauté pour pouvoir prendre leur rendez-vous. Elles doivent simplement se connecter sur le site internet de l'institut  et prendre rendez-vous avec l'esthéticienne de leur choix. Ce système permet un gain de temps considérable à l'esthéticienne qui n'a plus besoin de quitter sa cabine pour répondre au téléphone à fin de donner les rendez-vous à ses clientes.

Fonctionnalités du logiciel agenda

Le logiciel de gestion de plannings en ligne  doit être simple d'utilisation. La formation ne devra pas dépasser plus d'une vingtaine de minutes, car par la suite l'esthéticienne sera à son tour chargée de former le reste du personnel.  Le logiciel agenda devra comporter des fonctionnalités de base tels qu'un calendrier, la base de données clients, les différents planning, ainsi qu'un paramétrage comportant  les différents réglages de prestations c'est-à-dire l'esthéticienne rentre à la première utilisation les différentes prestations qu'elle propose dans son institut avec des codes couleurs avec le temps qui leur est imparti . Ainsi qu'un autre paramètre lui permettant de donner des renseignements complémentaires concernant ses clientes.

L'institut de beauté pourra faire des essais de logiciels agenda avant de l'acquérir, à fin de voir celui qui est le plus adapté à ses besoins. Certains prestataires informatiques proposent d'essayer leur logiciel agenda gratuitement et sans aucun engagement.