Vous êtes une entreprise et vous recevez beaucoup d’appels téléphoniques de vos clients et collaborateurs ? Vous ne disposez pas des ressources internes nécessaires pour faire face à ce flux entrant ? Vous souhaitez offrir à chacun d’euxune attention particulière avec un service sur mesure et conforme à leurs attentes. Quelle que soit l’heure, pour être sûr de ne manquer aucun appel et de satisfaire tout le monde, il vous faut trouver une solution vraiment efficace. Pourquoi ne pas opter pour le secrétariat externalisé ?Pendant que vous vous concentrez sur votre cœur de métier, laissezun professionnels’occuperde la relation client. En effet, la gestion de sa relation client est désormais considéré comme un levier de croissance puissant qui demande une attention toute particulière. La digitalisation de nombreux secteurs d’activité a rendu les interactions entre l’organisation et sa clientèle plus étroites avec des canaux de communication toujours plus nombreux. Gérer toutes ces interactions est désormais devenu un métier à part entière, avec des compétences propres qui permettent de mieux comprendre, de mieux fidéliser ses clients et donc d’impacter positivement sur le long terme la rentabilité des entreprises.
Pourquoi choisir un secrétariat externalisé ?
Quelque soit votre secteur d’activité, la concurrence est toujours présente. Elle est même très rude pour certaines entreprises qui risquent de sombrer en cas de mauvaise gestion de la clientèle. Pour réussir, il faut vous mettre au-dessus de la mêlée. La seule manièrepourvous de vous hisser au-dessus de cette mêlée est de vous consacrer entièrement d’une partaux services techniques proposés par votre entreprise. D’autre part,vous vous devez d’offrir à vos clients une expérience client qui les satisfait au plus haut point.
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Pour atteindre ce dernier objectif vraiment primordial, vous pourrez externaliser votre secrétariateten confier la gestion à de véritablesprofessionnelles.Trouver un prestataire pour ses comptes rendus est aussi important. Parce que la gestion de la clientèle est un métierà part entière, il vous fautune structure expérimentée, capable de comprendre vos préoccupations et celles de vos clients et y répondre comme cela se doit.
Les spécialistes du secteur prennent en charge toutes vos travauxadministratifs. À des coûts très bas, ils pourront s’occuper par exemple de la rédaction de vos courriers, de vos devis et factures, la gestion de votre agenda et les réservations diverses, la prise de contacts avec les partenaires, etc. En un mot, nous pourrons exécuter tous les travaux normalement alloués à un secrétariat traditionnel.
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Mais en sous-traitant vos tâches administratives, vous pourrez d’une part faire des économies (vous allez vous épargner l’achat de matériels comme le téléphone et autres matériels de bureau), et d’autre part, vous aller pouvoir gérer efficacement vos dépenses.
En choisissant un secrétariat externalisé comme Phone services, vous bénéficierez d’abord et avant tout d’une clause de confidentialité. Les secrétaires sont spécialisés et peuvent facilement s’adapter au vocabulaire spécifique de votre secteur d’activités. Que ce soit en français ou en anglais, vous pouvez compter sur les services de secrétariat externalisé qu’offre Phone services. A part ces avantages basiques, de nombreux autres avantages sont liés au choix de Phone services ; il s’agit entre autres:
- d’un accueil téléphonique personnalisé pour chacun de vos clients ;
- de la souplesse dans les prestations de services. En effet, les secrétaires travaillent en fonction de la formule d’abonnement que vous aurez choisie. Vous pouvez donc choisir une formulepuis l’élargir en fonction de vos besoins.
Vous pouvezchoisir une intervention ponctuelle, temporaire ou permanente. Quel que soit votre choix, un service adapté et de qualité vous sera toujours offert. Dans tous les cas, externaliser son secrétariat téléphonique, c’est s’offrir les compétences de professionnels afin de pouvoir se consacrer pleinement à son cœur de métier. L’organisation est doublement gagnante puisqu’elle réduira ses coûts de gestion imputables à une gestion en interne de sa clientèle (coûts humain, temps alloués au quotidien, temps non alloués aux autres tâches, …), et s’assurera une qualité de suivi de clientèle plus grande avec des retombées économiques positives.
Pour en savoir plus sur le secrétariat externalisé
Le secrétariat externalisé est la solution adéquate pour gérer au mieux vos tâches administratives. C’est une solution efficace, souple et surtout économique. Qu’attendez-vous donc pour faire le premier pas ? D’ailleurs, les structures qui permettent d’externaliser des tâches administratives font partie des quatre scénarios actuellement à l'étude pour favoriser la hausse de l’emploi en France.
La plupart des secrétariats externalisés proposent des offres très spécifiques avec un engagement raisonnable afin de se faire connaître et de démocratiser leur activité. Dans le même temps, plusieurs acteurs proposent aussi des formations pour aider et accompagner leurs clients dans l’intégration progressive d’un pôle gestion de clientèle au sein de leur organisation. On pense notamment aux formations en accueil physique de prospects et client ou encore en accueil téléphonique.Alors que le secteur est en pleine expansion, on note déjà que le début de l’année vient confirmer la tendance avec une forte croissance du secteur au premier trimestre 2018.
