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Comment simplifier les processus de gestion de projet

La gestion de projet nécessite de grands moyens proportionnellement à l’envergure de ce dernier. Il existe certes des canevas pour réussir cette tâche, mais chaque projet à ses réalités. On vous présente généralement les étapes ainsi que les solutions pour un processus plus optimal.

Le diagnostic complet afin d’avoir une bonne base

Pour améliorer le système de gestion d’un projet, il faut déjà bien commencer. À ce stade, il faut associer pratiquement tout le monde (client, ingénieur, exécuteur, salarié, etc.). Notez toutes les préoccupations et commencez par trouver les solutions adaptées. Si chacun se sent réellement comme partie prenante du projet, il y a de grandes chances que tous se déroulent correctement.

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L’identification de la gouvernance du projet pour une bonne synergie

Ici, il s’agit de définir les responsabilités et les rôles. Tous les membres constituant l’équipe du projet devraient connaître leurs tâches. Ce serait également le cas pour les membres du comité de pilotage. Si chacun sait exactement ce qu’il a à faire et qu’il bénéficie du cadre idéal pour y arriver, les actions seront très bien coordonnées. Les problèmes de retard de réalisation des tâches seront en partie résolus.

La rédaction du cahier des charges

Pour votre projet, il faut nécessairement un cahier des charges. Si vous voulez réellement en simplifier les tâches, ce document est indispensable. Pas question de s’arrêter uniquement aux objectifs globaux, déterminer également les objectifs spécifiques. Dans votre cahier de charge, doivent figurer les délais pour l’accomplissement des tâches ainsi que les responsables.

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Un meilleur ordonnancement du projet grâce à la méthode agile

L’ordonnancement du projet permet d’avoir une vue générale du projet, des tâches et des échéances. Plusieurs personnes utilisent la méthode agile pour être plus productives. Cette méthode permet de considérer chaque étape du projet comme un autre projet et de connaître les activités y afférentes. Pendant la réalisation du projet, on peut faire des corrections. Au lieu de découper le projet en étape, d’autres le découpent en tâche ou sous-tâche.

La planification pour la prise en compte des retards

Si vous n’incluez pas les probables risques dans votre politique de gestion, vous aurez beaucoup de mal à les gérer s’ils survenaient. Ici, on parle principalement du respect des délais. Un bon ordonnancement du projet permet normalement de déterminer le chemin critique. C’est une suite de tâche, où, le non-respect de l’un à automatiquement un impact sur la durée totale du projet. Une fois déterminé, vous en tiendrez mieux compte lors de la planification, ce qui évite les mauvaises surprises et facilite la gestion.

La réalisation et le suivi

On passe maintenant à la réalisation du projet ! Si toutes les étapes sont respectées, on ne devrait pas avoir de problèmes. Mettez en place une équipe permanente pour : anticiper les retards, signaler à temps les manques de ressources, contrôler les dépenses, l’avancée des activités, le respect du planning, les résultats, etc. Leurs rapports journaliers, hebdomadaires ou mensuels permettront de mieux suivre le projet.

Fin de projet et évaluation de résultat

Au fin projet, vous devez impérativement faire le bilan. Cet exercice vous permettra de mieux comprendre la cause des probables problèmes rencontrés et de prendre les dispositions idoines à l’avenir.